Praktik Terbaik Outsourcing Manajemen Teknologi Informasi

praktik terbaik outsourcing IT
praktik terbaik outsourcing IT

Lingkungan outsourcing baru-baru ini telah menyaksikan perubahan dinamika yang menarik. Klien lebih sering mengambil inisiatif untuk memeriksa semua bagian sistem infrastruktur (IS) mereka; sering dalam basis global. Mereka mendorong vendor untuk menyediakan metode “end to end” terintegrasi penuh dengan berbagai fungsi diskrit. Praktik terbaik outsourcing dalam manajemen teknologi informasi semakin mengarah untuk meningkatkan penghematan, meningkatkan produktivitas dan solusi kontrak yang fleksibel.

Praktik Terbaik Outsourcing IT

Proyek dengan kompleksitas yang luar biasa akan membutuhkan vendor yang memiliki ketrampilan lebih luas. Dalam hal ini, menilai ulang praktik terbaik outsourcing di perusahaan sangat perlu dilakukan dan di tingkatkan dari waktu ke waktu. Misalnya, menekankan kemampuan vendor besar untuk memproduksi pada tingkat layanan yang lebih berkomitmen.

Vendor Outsourcing secara tradisional paling baik melakukan tugas “commodity-like” seperti operasi data center, yang memberikan dukungan platform. Hal ini memungkinkan mereka memanfaatkan sumber daya yang ada dan memaksimalkan keuntungan.

Fungsi outsourcing seperti pengiriman pesan, penggambaran, pelatihan, perawatan dan pembelian perangkat keras atau perangkat lunak, memiliki tingkat keuntungan yang rendah. Dilain sisi, ini memerlukan keahlian khusus tingkat tinggi. Tidak ada cermin paradigma data center lama untuk memanfaatkan redundansi.

Vendor, dalam pencarian mereka untuk margin yang lebih tinggi dan peluang yang lebih besar, semakin berusaha dengan berorientasi solusi atau strategis. Proyek-proyek ini sering terjadi di sekitar pengembangan aplikasi yang dilakukan di luar negeri dan rekayasa ulang proses bisnis.

Permintaan akan teknologi baru seperti SaaS, IaaS, virtualisasi server dan layanan cloud memaksa penyedia layanan teratas untuk menawarkan layanan “bleeding edge”; selalu proposisi mahal; terutama di “ramp up stage“.

Bagaimana vendor menanggapi tekanan persaingan yang meningkat ini?

Jawabannya sering kali terletak pada konsep “best of breed” atau “best-in-class“. Sudah umum bagi vendor untuk memanfaatkan sumber daya internal perusahaan secara luas untuk memenuhi kewajiban di luar.

Saat ini, perusahaan besar memilah dan melepaskan seluruh fungsi ke unit internal yang seringkali memiliki sedikit sinergi. Ini tidak lagi unik bagi klien outsourcing untuk melihat operasi data center yang dilakukan oleh penyedia managed service di Asia Tenggara, operasi jaringan yang ditangani oleh megacenter Texas, pengembangan aplikasi dan perawatan warisan oleh beberapa penyedia layanan manajemen IT di luar negeri.

Variasi lain dari tema ini terjadi ketika vendor besar “memasukkan” beberapa fungsi yang diberikan ke perusahaan luar. Kami telah melihat hal ini terjadi dengan petugas data center, pada proyek aplikasi khusus dan dengan berbagai komponen layanan jaringan seperti Help Desk, implementasi LAN / WAN dan perawatan PC.

Hal ini baru-baru ini terjadi pada sebuah utilitas besar, yang dengan cepat menemukan bahwa vendor besar tidak dapat mematuhi persyaratan kontrak dan mereka “meminta” agar mereka melihat ke integrator jaringan khusus untuk mengisi hingga 15 posisi; menggunakan sub kontraktor.

Dalam kedua variasi, klien dihadapkan pada paradoks bahwa upaya untuk memaksimalkan kontrol dengan bekerja sama dengan satu vendor, atau yang berlaku “one stop shopping“. Hal ini sebenarnya membebaskan anda dari kepusingan.  Selain itu tingkat layanan yang mungkin anda dapat lebih tinggi dengan sistem “one stop shopping”. Hal ini mengharuskan pelanggan untuk “mengelola” hubungan lebih dekat dengan vendor.

Sementara “best of breed” pasti merupakan konsep yang sah. Kita bertanya-tanya apakah semua klien diberitahu tentang pendekatan sebelum perencanaan migrasi atau pelaksanaan aktual. Sebagian besar vendor nasional besar akan mengklaim bahwa lingkungan semacam itu hanyalah pengelolaan aset dari sumber internal atau eksternal yang tersedia bagi mereka. Mereka juga berpendapat bahwa konsorsium vendor “best of breed” luar biasa, sulit dikendalikan dan menghasilkan potensi untuk arbitrase sengketa yang sedang berlangsung.

Lalu mengapa, dengan asumsi seperti itu, mereka terlibat dalam praktik yang sama?

Jawabannya adalah hanya sebagian besar vendor terjebak dalam pengelolaan aset dalam memenuhi kontrak yang semakin meningkat karena mereka mencoba mengatur jumlah kepala internal mereka di lingkungan ekonomi yang sulit. Mereka didesak untuk memberikan layanan berorientasi solusi yang lebih spesifik dengan staf yang berkomitmen yang berusaha untuk belajar dan menerapkan teknologi baru.

Yang menarik dari skenario ini adalah kebanyakan pelanggan bahkan tidak sadar bahwa mereka menghadapi masalah tersebut. Tentu, ini bukan kepentingan jangka pendek dalam praktik terbaik outsourcing yang dapat menciptakan ketidakpastian mengenai kemampuan mereka menyampaikan persyaratan kontrak.

Namun dengan proyek-proyek kecil yang lebih spesifik yang sedang dioutsourcing atau direncanakan, seseorang harus bersikap proaktif untuk menciptakan situasi “win-win” yang diinginkan. Dalam membangun solusi untuk masalah ini, sangat penting untuk terlibat dalam proses menyeluruh dan kontemplatif dalam mengembangkan kasus bisnis yang baik untuk outsourcing.

Definiskan semuanya secara jelas

Sangat disarankan agar pengguna jasa outsourcing melakukan analisis kasus dasar lingkungan mereka saat ini. Ini termasuk pengembangan lingkup kerja yang komprehensif dan komitmen tingkat layanan yang ditetapkan. Mereka harus menentukan, melalui analisis rencana bisnis perusahaan, apa yang di IS itu strategis? Dan mana yang tidak?.

Ketika telah secara jelas mendefinisikan apa yang harus dicapai dan oleh siapa, maka Anda dapat memutuskan apakah akan melakukan outsourcing, pindah ke lingkungan layanan bersama internal, mengembalikan fungsinya ke unit bisnis atau mendefinisikan ulang peran IS pusat.

Jika keputusannya adalah melakukan outsourcing atau bermitra dengan jasa managed service, sangat disarankan agar perusahaan menjalani proses terstruktur yang mencakup pembuatan rencana proyek secara keseluruhan, sepertiL

  • strategi sumber daya manusia, rencana komunikasi yang baik,
  • rencana “Permintaan Proposal” untuk proses tender yang komprehensif termasuk pemodelan evaluasi vendor,
  • negosiasi kontrak terperinci dan pembuatan kontrak, dan
  • pengembangan rencana implementasi yang sangat rinci.

Proses itu sendiri, jika dilakukan dengan benar, harus membantu memecahkan dilema best-of -breed lawan one-stop shopping. Perusahaan dapat membuat RFP yang memiliki karakteristik modular, menyediakan masuknya generalis besar dan spesialis niche yang lebih kecil. Semua dipegang dengan kriteria keputusan yang sama.

Dengan metodologi ini, seseorang dapat membandingkan semua vendor besar satu sama lain dan juga melawan “kelompok” spesialis yang dapat Anda ajak bersama menjadi generalis ad-hoc. Sekarang lebih mudah untuk membandingkan kelebihan masing-masing pendekatan tersebut.

Bagaimana jika ternyata anda harus merubah ke strategi “best of breed” ?

Dengan serangkaian pengetahuan ini, pelanggan memiliki pilihan untuk memberikan penghargaan kepada penyedia global besar namun menulis kontrak modular yang memungkinkan mereka membuka kembali utilitas atau komoditas tertentu seperti bagian dari perusahaan.

Ini merupakan proses yang terus berlanjut dimana vendor terus diukur terhadap spesialisasi kualitas individual. Hal ini dapat dibawa ke dalam tonggak sejarah tertentu dalam hubungan tersebut. Pilihan lain yang menciptakan proses ini adalah dengan memperingatkan vendor yang menang sebelumnya bahwa mereka mungkin harus bermitra dengan perusahaan kecil tertentu. Menjadi tugas mereka untuk “mengelola” sekelompok kecil penyedia “best of breed” dalam konteks kontrak yang lebih besar.

Akhirnya, beberapa mungkin ingin memberikan penghargaan atas kontrak atau potongannya hanya kepada perusahaan manapun yang membuktikan dalam proses penawaran bahwa ia dapat memberikan layanan terbaik.

Kesimpulan:

Pada akhirnya apa yang dipertaruhkan di sini adalah filosofi perusahaan tentang mengendalikan takdirnya sendiri. Dalam memberikan penghargaan kepada generalis yang besar, Anda harus disadarkan terlebih dahulu tentang bagaimana mereka merencanakan untuk memenuhi komitmen kontrak

Jelas bahwa ini memerlukan uji kelayakan yang jauh lebih serius, namun akan menguntungkan dalam jangka panjang.

Sederhananya, Praktik Terbaik Outsourcing tidak selalu sesuai dengan Praktik Terbaik dalam Pengadaan TI.

Dengan demikian, multi vendor dalam praktik outsourcing IT (best of breed) kemungkinan akan memusingkan kepala anda. Oleh karena itu, dengan menemukan penyedia jasa managed services terbaik dan dapat diandalkan, disinilah tujuan praktik terbaik outsourcing dapat dicapai.